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PLANTILLAS DE PRESUPUESTOS 

Un presupuesto de trabajo, también llamada estimación de trabajo, proporciona a los clientes o partes interesadas una visión detallada de los costes asociados con un trabajo o proyecto. Además de los costes estimados, también puede incluir un cronograma, términos y condiciones, o un plan de pago, y puede ser utilizado para evaluar si se debe seguir adelante con el proyecto. A continuación, encontrarás todo lo que necesitas para empezar a crear presupuestos, plantillas de presupuestos de gratuitas para Microsoft Excel y Word. Adem´ás de nuestro generador de presupuestos para crearlas online al instante.

ELBADORADOR DE PRESUPUESTOS

Muchas sectores de servicios utilizan los presupuestos de trabajo, desde la construcción e ingeniería hasta desarrollo de software y otros trabajos de Tecnología de la Informaci´ón. Las plantillas ofrecen una solución fácil para crear presupuestos profesionales y ahorrar tiempo y dinero.

Si pensamos en un presupuesto, lo más típico es pensar en una obra o arreglo, para la cual nos han detallado una cantidad de dinero en concreto, que es necesario para poder llevar a cabo la actividad en cuestión. Pese a que esto es cierto, estamos únicamente ante tan solo uno de los tipos de presupuesto. Existen muchos tipos de presupuestos como vamos a ver más adelante y por ello, vamos a tratar un poco más en profundidad de que se tratan estos presupuestos, para conocer un poco mejor lo que son.

¿Qué es un presupuesto y para qué sirve?

Básicamente, un presupuesto es un plan de operaciones y recursos que se lleva a cabo en una empresa, para lograr en un cierto margen de tiempo los objetivos que se hayan propuesto. Este presupuesto, se expresa en términos monetarios, por lo que se le puede asignar una cantidad de dinero fija, dependiendo de lo que estemos dispuestos a pagar.

En esencia, básicamente un presupuesto sería planear lo que queremos hacer en el futuro y expresarlo en dinero. Por ejemplo, si nos queremos presupuestar la compra de una maquinaria nueva para la empresa, tal vez deberíamos de trabajar en unos márgenes en concreto para que, obteniendo un rendimiento esperado al mes, podamos llevar a cabo la compra al cabo de unos meses determinados.

Gracias al presupuesto, podremos conocer cuales serán nuestros ingresos y gastos en un futuro, durante un tiempo determinado y así, poder llevar a cabo diferentes decisiones en aras de lo que queramos o necesitemos hacer. No solo vamos a presupuestar la compra de una maquinaria, si no que también es posible presupuestar el ahorro mensual, para así lograr una cierta cantidad de dinero una vez que haya vencido el periodo.

De esta forma, gracias al presupuesto, tendremos una visión mucho más específica de en que se está gastando nuestro dinero. Teniendo en cuenta esto, es mucho más fácil el poder hacer un pequeño recorte de un gasto específico, con el fin de poder potenciar otro dentro de nuestra empresa que quizás, merezca más importancia.

Con un presupuesto en mano, podremos tomar mejores decisiones financieras a largo plazo y será una herramienta estupenda para poder trazar un plan viable para poder conseguir lo que nos propongamos.

En definitiva, el presupuesto se puede considerar como una de las partes más importantes del sistema total de administración. Gracias al presupuesto podremos planear, actuar y controlar lo que necesitemos, siempre de acuerdo a las necesidades de nuestra empresa y a lo que estemos tratando en cada momento. Podemos llevar a cabo varios presupuestos diferentes a la vez, siempre y cuando estos sean viables y por supuesto, nos aporten opciones diferentes. Siempre que sea viable, no hay razón para no presupuestarnos la compra de dos maquinarias diferentes a la vez, venciendo en distintos periodos. Esto es perfectamente realizable y se hace de forma habitual.

Existen varios tipos diferentes de presupuestos. Básicamente, podemos diferenciar los tipos según la naturaleza de los mismos, determinadas condiciones que hacen que un presupuesto sea completamente diferente a otro. Por otro lado, y de acuerdo a estas clasificaciones, nos podemos encontrar con presupuestos más particulares, con un nombre propio, que aúnan diferentes criterios y que se utilizan dependiendo de lo que vayamos a presupuestar.

Empezando por lo más básico, un presupuesto puede ser público o privado. En este caso, la distinción es bastante sencilla y simplemente se trata de diferenciar en el sector en el cual se está llevando a cabo el presupuesto. Si estamos hablando de una empresa pública, o un organismo del estado, como un ayuntamiento y demás, evidentemente se tratará de un presupuesto público. Por el contrario, si pertenece al sector privado, será un presupuesto privado.

Por otro lado, dependiendo de el campo en el que se aplique dicho presupuesto, también cambiará el tipo. En este sentido, nos encontramos con presupuestos de operación, también llamados económicos, que se elaboran para presupuestar todas las actividades del período siguiente. Estas actividades suelen ser las ventas, las compras, la producción…

Con respecto al otro campo, nos encontraríamos con los presupuestos financieros en donde en estos, se incluye todo el cálculo de partidas que inciden en el balance de la empresa, destacando entre otros, tanto la tesorería como el capital.

Dependiendo del plazo que cubra un presupuesto, nos encontraremos con presupuestos a corto o largo plazo. En este aspecto, poco más hay que señalar, siendo corto plazo menos de un año y largo plazo, de un año en adelante.

Para terminar con los tipos, nos podemos encontrar con presupuestos más rígidos o variables. Como se puede entender, un presupuesto rígido es aquel en donde no se puede ajustar nada. Por otro lado, los presupuestos flexibles se adaptan a las circunstancias que puedan surgir en cualquier momento durante el desarrollo de la actividad.

Estos aspectos, serían aspectos comunes a todo tipo de presupuestos. Ahora bien, teniendo en cuanta diferentes combinaciones de estos criterios anteriores, obtenemos el compuesto de un presupuesto, que, por así decirlo, se encuentra diseñado para un determinado tipo de tarea.

Por ejemplo, nos encontramos con presupuestos de flujo de caja, necesarios para llevar a cabo un seguimiento constante del flujo de caja de una empresa. Presupuestos de ventas e ingresos, para llevar a cabo un registro junto con un balance final en donde se señalan los ingresos del negocio. Presupuestos para la producción, uno de los más famosos en donde se contabilizan todos los gastos que van a tener que ejecutarse en el caso de querer llevar a cabo la actividad correspondiente, el típico presupuesto que te pueden dar en una tienda de ordenadores si quieres comprar un ordenador. Presupuestos operativos, que recogen los datos económicos y realizan la previsión futura de la actividad de la empresa y, por último, el presupuesto maestro, un presupuesto que puede englobar todos los datos de otros presupuestos.

Estos son algunos de los tipos de presupuestos más habituales que se manejan en la gran mayoría de las empresas, pero como hemos visto según los tipos, siempre podemos adaptar el presupuesto que necesitemos, a nuestras exigencias en cada momento. Que haya algunos estándares establecidos no hace más que facilitar el acceso a los presupuestos, a todos aquellos que quieran participar de ellos de una forma más fácil y simplificada.

¿Qué diferencia hay entre un presupuesto y una factura?

Distinguir entre presupuesto y factura es bastante importante, ya que, aunque no tienen nada que ver el uno con el otro, se tratan de conceptos que en muchas ocasiones van de la mano.

Para empezar, el presupuesto sería lo primero que se va a presentar al inicio de una relación comercial y servirá como base para el desarrollo de esta. Este presupuesto en ningún momento es obligatorio ni en absoluto oficial, simplemente tiene un carácter informativo para la persona que lo haya solicitado. Este presupuesto, establece el marco base de una relación, mientras que, por el contrario, la factura demuestra que hemos cobrado por un trabajo realizado.

A diferencia del presupuesto, la factura si que tiene un carácter legal y, además, puede servir como garantía ante posibles disputas legales. En este caso, una factura si que tiene un carácter obligatorio y oficial, ya que demuestra que la empresa ha cobrado por el trabajo realizado, dejando constancia detallada de todos los aspectos del contrato.

La mejor forma de entender lo bien diferenciados que se encuentran una factura de un presupuesto, es que el presupuesto se establece de forma opcional al principio de una relación comercial, mientras que la factura es todo lo contrario, se establece al finalizar el trabajo realizado.

Además de la naturaleza de los mismos, existen más diferencias entre el presupuesto y la factura. Una de las principales diferencias, es el motivo. Tanto el presupuesto como la factura, dan respuestas a cuestiones diferentes. En un primer lugar, el presupuesto suele ser solicitado por el cliente, en base a tener una mayor información acerca de cuanto le puede llegar a costar un determinado servicio. El presupuesto nunca es vinculante a ningún tipo de trabajo, simplemente se utiliza para conocer mejor como se va a dar solución al problema existente. Pro el contrario, la factura es emitida por la empresa al cliente, para recibir el pago por el servicio prestado.

El carácter informal del presupuesto, hace que no tenga que ser tan estricto a la hora de tener que señalar todos y cada uno de los aspectos del mismo. Por el contrario, la factura si que debe de estar escrupulosamente señalada ya que vamos a tener que tributar con ella a Hacienda y evidentemente se hace necesario que todos los impuestos se encuentren desglosados.

Así mismo, un presupuesto lo podemos identificar con una numeración, únicamente si tenemos la intención de llevar a cabo una cuenta personal de acuerdo a todos los presupuestos que hayamos realizado, pero no es obligatorio. Por el contrario, cada factura que realicemos, debe de tener una numeración única y correlativa, de forma que desde Hacienda se pueda comprobar en cualquier momento la misma con total rapidez.

¿Qué se debe de incluir en un presupuesto?

Tanto si nos han solicitado un presupuesto y tenemos que elaborarlo, como si solicitamos uno y queremos que sea de la máxima utilidad posible, tenemos que tener claro que es lo que se debe de incluir dentro del presupuesto para que este sea lo más útil posible.

En primer lugar, en un presupuesto, debe de aparecer todos los datos fiscales de la empresa que lo emite o del autónomo en cuestión. De esta forma, se sabrá quien ha realizado el presupuesto y, por lo tanto, de donde proviene. Dentro de estos datos, tendremos que incluir el nombre del titular, los datos fiscales, así como la dirección y los datos de contacto que sean de interés, como pueden ser el teléfono o correo electrónico, junto con la fecha de emisión de dicho presupuesto. Como los presupuestos pueden variar pese a tener un mismo contenido, de un año a otro, la fecha es un aspecto importante.

Por otro lado, el contenido del presupuesto tiene que ser lo más conciso posible acerca de lo que se va a realizar. En este caso, tendremos que reflejar todos los aspectos que sean necesarios y que saquen de toda duda al cliente. Estos aspectos, van desde la compra de materiales necesarios, hasta aquellos trabajos en donde hace falta mano de obra si hiciese falta.

A la hora de realizar un presupuesto, se recomienda que se encuentren detallados todos los aspectos por partidas. Es decir, es mejor dedicar una partida para el lavabo, otra para el plato de ducha, otra para los grifos, que determinar una partida general cuyo nombre sea cuarto de baño. De esta forma, el presupuesto será mucho más específico y, por lo tanto, será mucho más útil de cara a querer modificar diferentes aspectos del mismo.

Ante todo este tipo de detalle, hay que evitar cometer uno de los errores más frecuentes, el dar por hecho gastos que no aparecen reflejados. Por muy obvios que nos puedan parecer, si no se encuentran reflejados pueden dar cabida a confusiones, ya que se puede llegar a pensar que o bien no están incluidos o que directamente no son necesarios, por este motivo, hay que ser bastante escrupuloso a la hora de detallar todo concienzudamente.

Por último y de cara al precio final que sume el presupuesto, es necesario detallar si este cuenta o no con los impuestos incluidos, en este caso, el IVA. Si el presupuesto es cerrado, este mismo presupuesto debería de coincidir con la factura final, por lo que el cliente tiene la garantía de que ceñido al presupuesto que se ha elaborado, se va a encontrar ante la cuantía exacta a pagar, evitando sorpresas de última hora. En relación al pago, también es posible especificar todas aquellas formas que se contemplan del mismo, ya sea a modo de anticipo, aplazados, además de las garantías incluidas dentro del mismo, quedando, por lo tanto, todos los aspectos cubiertos.